인증신청조직은 인증신청서와 함께 심사신청 구비서류를 작성하여 이메일을 통해 제출해야 한다. (인증신청 안내에 따라 신청서 작성 및 제출)
인증기관은 인증신청서 작성 내용이 불완전하여 인증신청 조직의 요구사항이 불명확한 경우 서면을 통하여 해당 내용을 정확히 파악해야 한다.
인증신청 조직은 공장심사 전에 인증신청의 철회를 요청할 수 있으며, 이때 인증기관은 관계 서류를 폐기하고 납부받은 수수료는 반환해야 한다.
2. 심사 신청서류 검토
인증기관은 인증신청에 대하여 다음의 항목에 대한 확인과 인증 신청서류 및 신청자격 검토를 실시한다.
1. 의뢰자 및 제품에 관한 정보는 인증절차를 수행하는 데 충분한지
2. 인증기관과 의뢰자 간 의사소통에 나타난 차이가 있는 것으로 나타난 경우, 표준 또는 기타 규범 문서에 대한 합의를 포함하여 해결되었는지
3. 추구하는 인증범위가 규정되어 있는지
4. 모든 평가활동을 수행하는 방법이 활용 가능한지
5. 협회가 인증활동을 수행하기 위한 역량과 능력을 가지고 있는지
인증기관은 인증신청서와 구비서류에 대한 검토결과, 신청 서류에 대해 보완이 필요하다고 판단되는 경우에는 인증신청 조직에게 해당 서류의 보완을 요구할 수 있다.
인증기관은 인증신청서와 구비서류를 검토하여 부적격으로 판정된 경우에는 서류 보완, 기각 또는 반려 사유를 7일 이내 통보하며 적합 시에는 향후 일정을 통보한다.
3. 심사계획 통보
인증기관은 인증심사를 위한 다음 사항을 공장심사 7일 전까지 안내한다. 다만, 제품생산 일정 및 기타 사유로 인증신청조직과 상호 협의하여 일정을 조정 할 수 있다.
1. 심사일정, 인증심사원 명단
2. 인증심사 및 수수료납부안내
인증기관은 준비사항 안내와 함께 인증신청조직에게 인증업무와 관련된 정보를 제공하도록 하여야 한다. 필요시, 해당 표준 및 인증심사기준을 준수하고 심사에 필요한 모든 정보를 제공한다는 인증신청조직의 동의를 받는다.
인증신청조직은 수수료납부안내에 따라 기한 내에 심사수수료를 납부하여야한다.
4. 심사준비
인증기관은 심사를 실시하기 전에 인증심사에 대한 심사계획을 수립하고 공장심사 7일전까지 인증신청조직에게 심사계획서 및 관련 문서를 제공한다.
5. 공장심사
시작회의 실시
시작회의는 심사원과 인증신청 조직 간의 첫 공식 접촉으로서, 심사 전반에 관한 확인과 확정이 이루어져야 한다.
공장심사 수행
심사원은 최초인증일 경우 심사일 기준 최근 3개월 이상(시제품 생산기록 포함)의 공장운영에 관한 기록을 토대로 해당 인증심사기준에 적합한지 여부에 대해 공장심사 평가항목에 따라 심사하여 제품의 품질이 안정되어 있는지 확인하여야 한다.
*다음의 경우 공장심사를 생략할 수 있다.
1. 인증심사에서 공장심사는 적합하였으나 제품심사에서는 부적합하여 다시 인증을 신청한 경우
2. 이미 인증을 받은 자가 제품을 추가하는 경우
심사원은 제품검사 담당자에 대해 검사기준의 준수 여부, 시험검사설비의 조작 및 시험 능력 등을 보유하고 있는지 확인하여야 한다.
심사원은 핵심 품질항목에 대한 현장 입회시험을 실시할 수 있으며, 그 결과가 해당 제품표준에 적합하고, 과거 자체적으로 시행한 품질검사결과의 평균값과 비교하여 사내표준에서 정한 허용 값 한계 내에 있는가를 확인하여야 하며 핵심 품질항목에 대한 현장 입회시험 항목의 결정은 인증심사기준의 제품검사 항목으로 한다.
ISO 9001 인증획득 조직일 경우에는 공장심사 항목 중 품질경영 관리는 생략하고 심사한다. 다만, 심사원은 공장심사시 ISO 인증서 및 내부심사보고서, 경영검토보고서, 부적합개선보고서 등 ISO 9001 경영시스템의 핵심품질문서를 확인해야 한다.
심사팀 회의
심사팀 회의는 심사 완료 후 발견된 부적합사항에 대한 토의 및 확정을 위하여 실시한다. 심사팀은 인증신청 조직에게 확정된 심사결과를 충분히 설명하고 부적합 사항에 대해 의견을 제출할 기회를 주어야 한다.
인증신청 조직이 제출한 의견 중 증거 등을 첨부하여 명확히 입증하는 경우 부적합사항을 조정할 수 있다.
부적합 판정에 심사원간의 이견이 있을 경우에는 심사팀장이 이를 확정할 권한을 가진다.
공장심사 결과가 심사기준에 적합할 경우 제품심사를 실시한다.
심사보고서 작성 및 조치 요청
심사팀장은 각 심사원의 심사결과를 취합하여 확정한 후 공장심사보고서를 작성하여 인증기준을 충족시키는 것을 판단되면, 인증 승인 결정을 위하여 인증책임자에게 전달한다.
심사 결과 부적합사항 있을 경우, 부적합 보고서를 작성하여 인증신청 조직에게 조치 요청을 하며, 재심사가 필요한 부적합과 서면 확인이 가능한 보완 (평가항목 중 일반품질항목이 부적합인 경우)으로 구분하여 조치를 요청하여야 한다.
종료회의 실시
종료회의 시에는 심사 부적합 사항, 심사 중에 나타난 모든 의문사항 등을 해소하여야 한다.
시정조치 요청
심사원은 인증신청조직이 조치 요청사항과 공장심사보고서를 확인하고 부적합 항목에 적절한 시정조치를 실시하도록 하여야 한다.
부적합 항목에 대한 시정조치 실시에 장시간이 요할 경우, 인증신청조직과 일정을 조율한다.
재심사 실시 및 조치결과 확인
심사원은 부적합 항목에 대한 시정조치 내용에 대한 현장 또는 서면 확인이 완료되면 부적합 개선조치 보고서를 공장심사보고서와 함께 인증책임자에게 제출하여야 한다.
6. 제품심사
재고 확인 및 시료 채취
심사원은 해당 제품의 제품시험 및 샘플링 가능한 적정재고를 보유하고 있는지 여부를 확인한다.
재고부족 등으로 시료채취가 불가능할 경우, 심사 불가 통보 후 심사를 종료한다.
심사원은 해당 인증심사기준에 따라 제품 시험용 시료를 채취하여 시료채취 확인서를 작성한다.
시험체선정(샘플링)
제품심사를 목적으로 한 제품의 시료는 심사 당일 제품 재고 중에서 해당 인증심사기준에서 규정한 시료채취 방법에 따라 난수발생 애플리케이션이나 해당 샘플링 표준 등을 활용하여 랜덤 샘플링으로 시료를 채취하고 봉인한다.
제품시험 의뢰
심사원은 제품의 시료를 채취하고 지정된 위탁시험기관에 제품시험을 직접 의뢰한다. 이 때 심사원은 시료의 운반을 인증신청조직에 요청한다.
제품시험 및 결과 전달
위탁시험기관은 해당 표준 및 인증심사기준에서 정하는 시험방법에 따라 시험을 실시한다.
시험 기간은 시험체선정일로부터 45일 이내이며 처리기간에서 법정 공휴일은 삽입하지 아니한다.
불가피한 사유로 인하여 시험기간을 초과할 경우 위탁시험기관은 인증신청조직에 지연사유를 사전에 통보한다.
